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Fatturazione elettronica: semplifica gli adempimenti con la tecnologia

La normativa precedente sulla fatturazione elettronica

La fattura è un elemento essenziale nella realtà commerciale dato che sancisce la conclusione di un contratto tra due soggetti con il pagamento di quanto stabilito. Inoltre, dal punto di vista fiscale permette agli organi di Stato di determinate il volume di movimenti economici effettuati da un’azienda nel corso dell’anno e applicare il pagamento di aliquote come l’IVA e le relative tasse. La fattura poteva essere emessa sia sotto forma di carta che come documento in PDF inviato attraverso posta elettronica certificata al cliente. Una metodologia che non garantiva il pagamento reale della prestazione e non sempre permetteva allo Stato italiano di poter eseguire i controlli adeguati. Dal 1° gennaio 2019 e la proroga ottenuta di sei mesi fino al 1° luglio, sono entrate in vigore le nuove normative del D.L n.119/2018 anche per quanto concerne la fatturazione elettronica sui rifornimenti.

Conservazione sostitutiva

Anche gli italiani più riottosi hanno dovuto fare un “bagno di tecnologia”, mettendo da parte per un attimo il formato cartaceo e affacciandosi all’utilizzo di un gestionale, procedura consigliabile già da tempo ma che molti avevano continuamente rinviato. 

Uno dei cambi più lampanti è a livello di conservazione dei documenti, evidentemente non più in formato cartaceo: la conservazione sostitutiva della nuova fattura elettronica – come il termine stesso lascia intuire – è il nuovo metodo di conservazione che inevitabilmente è variato rispetto a prima quando i documenti erano tendenzialmente cartacee. Si tratta in sostanza di conservazione elettronica delle fatture, obbligo allargato a tutti i professionisti a partire dal 2019. Tramite la procedura di digitalizzazione – che deve seguire uno specifico procedimento previsto a norma di legge – tutti i documenti così conservati acquisiscono valore legale. Come avrete facilmente capito, tutto ciò si traduce in un enorme vantaggio in termini di facilità di catalogazione, conservazione e trasmissione dei vari documenti, cosa che incide molto positivamente sui processi aziendali (soprattutto per quanto riguarda i liberi professionisti, che sono spesso portati a occuparsi personalmente di tutte queste trasmissioni fiscali). Oltre a vantaggi in termini di tempo, ci sono anche sostanziali benefici in termini di spazio: il fatto che fosse necessario conservare le fatture per diversi anni e che fossero tutte cartacee, creava a lungo andare degli archivi enormi, anche proprio in termini fisici (con annessi problemi a ritrovare uno specifico documento). Ora invece la conservazione digitale implica che basti un PC, un cloud, o qualsivoglia metodo di archiviazione elettronica per contenere migliaia e migliaia di documenti.

Per fornire qualche accenno tecnico, è bene dire che tutti questi documenti digitali sono conservati tramite un formato file specifico, chiamato XML. È l’unica estensione valida poiché è la medesima del SDI (di cui si parlerà più avanti) ed è quindi l’unico modo in cui mittente e destinatario hanno modo di interagire. Nel file XML sono conservati tutte le informazioni relative a una certa transazione, quali data, importo, indicazioni fiscali di emittente e ricevente. Molti software gestionali presenti ora in commercio hanno il pregio di generare file già in questo formato, col vantaggio che al professionista basterà semplicemente aprire il proprio programma, compilare i vari campi e il gioco sarà fatto. 

 

Le novità introdotte dalla fatturazione elettronica sui rifornimenti

Le novità sono sostanziali e rispondono all’esigenza da parte del Governo di velocizzare il procedimento di emissione delle fatture e al contempo avere un valido controllo su quelli che sono i pagamenti e il gettito fiscale. In particolare, il Decreto Dignità pone attenzione su quelle che sono le forniture di carburante che avvengono tra aziende, nel caso di cessione di carburanti per motori, benzina o gasolio, e per le prestazioni che vengono rese da subappaltatori e le diverse imprese che fanno parte della gara di appalto per la fornitura di servizi alla Pubblica Amministrazione. Sono sottoposti al nuovo regime fiscale anche le cessioni di carburante necessario per il funzionamento dei gruppi elettrogeni, quelli per gli impianti di riscaldamento e per il funzionamento di attrezzi vari. In tutti questi casi, 1° luglio del 2019, data di scadenza della proroga, è obbligatoria la fatturazione elettronica.
Invece nel caso del privato cittadino, non sarà necessario effettuare questa tipologia di fatturazione per il semplice servizio di carburante, ma solo se l’utente dichiara che è per un’attività d’impresa o per lo svolgimento della sua attività professionale.
Infine altra novità è stata quella di regolare i termini per la fattura elettronica immediata e differita. Nel primo caso sarà obbligatorio riportare la data in cui è stata effettuata l’operazione sul documento, mentre l’invio della fattura può avvenire entro un massimo di 12 giorni.
Per quanto riguarda il procedimento di quelle differite, rimane la possibilità di emettere la fattura entro il 15 del mese successivo a quello in cui è stata eseguito l’acquisto.


Il sistema di interscambio (SDI): cos’è e come funziona

Come funziona la fatturazione elettronica? Il procedimento prevede l’impiego di un codice univoco che identifica ogni utente e del Sistema di Interscambio. Il primo può essere considerato come una sorta di indirizzo necessario al fine di poter spedire la fattura. Quindi si avrà un soggetto che invia la fattura e uno che la riceve. Per poter collegare le due realtà è presente un Sistema di Digitalizzazione che prende il nome di Sistema di Interscambio o anche conosciuto con l’acronimo SDI, gestito dall’Agenzia delle Entrate, il quale effettua l’invio e la ricezione del documento. Grazie a questo strumento, si potrà avere la consegna in tempo reale di una fattura con la successiva quietanza, e inoltre la certezza che la fattura sia stata consegnata. Infatti, in ogni momento sarà possibile verificare lo stato della consegna accedendo al sito dell’Agenzia delle Entrate o ai software di fatturazione. Mantenere la contabilità di un’azienda sarà più semplice così come fatturare i rifornimenti. Infatti, nel momento in cui viene effettuato un pagamento di benzina o gasolio, la fattura verrà inviata direttamente all’azienda che ha effettuato l’operazione potendo essere controllata e immessa all’interno della gestione finanziaria senza perdere tempo o determinare possibili errori.


Dati e procedimento nella fatturazione elettronica

Per rispettare il nuovo obbligo di legge, una fattura deve contenere dei dati specifici, che individuano l’azienda che ha emesso il documento, le sue coordinate bancarie per il pagamento e il prodotto o servizio che è stato oggetto dell’acquisto. Inoltre, sarà necessario specificare il costo della prestazione senza imposta di bollo e il totale comprensivo di IVA.
Il procedimento prevede di avere a disposizione un codice unico, il quale potrà essere acquisito direttamente sul sito dell’Agenzia delle Entrate, oppure con l’impiego di un software per la fatturazione. Per emettere la fattura quindi è obbligatorio conoscere il codice del cliente e introdurlo all’interno del software. In questo modo grazie al sistema SDI si potrà inviare la fattura e mantenerne copia nel database.

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