Google offre 15 GB di spazio gratuito condiviso tra Gmail, Drive e Foto. Questo significa che ogni documento caricato su Drive, immagine o video salvato in Foto e messaggio ricevuto in Gmail concorre a occupare la stessa quota di archiviazione. Quando lo spazio si esaurisce, i problemi sono immediati: non si ricevono più nuove email, non si possono caricare altri file né salvare ulteriori foto. Una soluzione è acquistare un piano Google One, ma spesso è sufficiente ottimizzare lo spazio eliminando i contenuti meno utili, partendo dalle email più vecchie.

La posta elettronica accumula in fretta messaggi di lavoro, newsletter, promozioni e soprattutto allegati di grandi dimensioni. Tutto questo finisce per pesare sull’archiviazione. Cancellare le email datate o non più necessarie permette di recuperare spazio prezioso senza dover spendere soldi in abbonamenti aggiuntivi.

Come trovare e cancellare le email più vecchie

Il metodo più efficace è usare gli operatori di ricerca integrati in Gmail. Nella barra di ricerca si possono inserire comandi che filtrano le email in base a criteri precisi:

• older_than:1y → mostra le email più vecchie di un anno
• older_than:3m → mostra le email più vecchie di tre mesi
• has:attachment → mostra solo le email con allegati
• older_than:1y has:attachment → unisce entrambi i criteri, così compaiono solo le email datate con allegati
• before:31/12/2022 → mostra i messaggi ricevuti prima di una data specifica
• from:indirizzo@email.com → mostra le email ricevute da un determinato mittente
• size:10000000 → mostra le email più grandi di 10 MB

Una volta eseguita la ricerca, basta cliccare sulla casella in alto a sinistra per selezionare tutti i messaggi della pagina. Per includere tutti i risultati della ricerca (anche quelli non visibili nella prima pagina) si deve cliccare sul link che appare in alto: “Seleziona tutte le conversazioni che corrispondono a questa ricerca”. Infine, si clicca sull’icona del cestino per cancellarle.

Le email eliminate finiscono nel Cestino e restano lì per 30 giorni, poi vengono rimosse in automatico. Chi ha fretta può svuotarlo subito cliccando su “Svuota il Cestino adesso”.

Creare un backup prima di cancellare

Prima di procedere con la pulizia è consigliabile fare un backup delle email importanti. Google mette a disposizione Takeout, uno strumento che consente di esportare i dati dell’account, comprese le email.

Il backup può essere fatto così:

1. Accedi a Google Takeout.
2. Seleziona solo la voce Posta.
3. Scegli se scaricare tutte le email o solo quelle etichettate (ad esempio con un’etichetta “Da conservare” creata in precedenza).
4. Imposta il formato (ZIP o TGZ) e la dimensione massima dei file.
5. Avvia l’esportazione.

Riceverai un link via email per scaricare l’archivio contenente i tuoi messaggi.

Come leggere le email salvate

Il file generato da Takeout è in formato MBOX, che può essere aperto con vari programmi gratuiti disponibili per Windows, Mac e Linux. In questo modo le email cancellate da Gmail restano comunque accessibili in locale o su un disco esterno, senza occupare più spazio sul cloud di Google.

Gestire lo spazio gratuito di Google è importante per continuare a usare senza problemi Gmail, Drive e Foto. Acquistare un piano aggiuntivo è la soluzione più semplice, ma con pochi passaggi è possibile recuperare spazio eliminando le email più vecchie e ingombranti. L’uso degli operatori di ricerca velocizza enormemente il processo, mentre il backup tramite Google Takeout garantisce che nessuna informazione importante vada persa.